Jak będą wyglądały biura przyszłości? – zastanawiano się przed globalną pandemią COVID-19. Po jej wybuchu zmiany nadeszły błyskawicznie, zdefiniowane nowymi potrzebami pracowników i najemców. Nowa rzeczywistość, w której przyszło nam żyć, wymusiła elastyczności rynku biurowego. - Zmienność to nowy paradygmat – mówią architekci.

Pracodawcy wiedzą już, że home office pozwala obniżyć koszty, pracownicy docenili większą swobodę organizacji czasu i oszczędności na dojazdach. - Dla młodych ludzi praca on-line nie jest niczym uciążliwym, wręcz przeciwnie - widzą w niej więcej korzyści – mówi dr Wioletta Małota, ekspert z zakresu komunikacji i zarządzania w środowisku wielokulturowym, wykładowca Collegium Civitas. A szefowie? - Zauważyli, że praca zadaniowa, niewymagającą bezpośredniego nadzoru ani kontroli czasu może być wykonana dobrze niezależnie od miejsca – tłumaczy.

Okazało się także, że nawet skomplikowane procesy technologiczne wymagające dostępu do poufnych danych klientów, które jak się wydawało mogą być wykonywane wyłącznie w biurowym ekosystemie, można przenieść do domów. W tych najbardziej wymagających branżach wprowadzono zmianowe systemy pracy w biurach.

W takim czy innym stopniu zmiany dotknęły wszystkie branże i doprowadziły do niemal całkowitego zatrzymania procesów najmu nowych przestrzeni biurowych. W obliczu szalejącej pandemii, która sparaliżowała rynki najmu i cieniem położyła się na światowych gospodarkach, obwieszczono rychłą śmierć biur. Sytuacja, która zaskoczyła deweloperów w trakcie prowadzonych procesów inwestycyjnych, wystraszyła najemców i zaintrygowała architektów.

Po przeszło roku pracy zdalnej, z dala od biur lub z ograniczonym do nich kontaktem przekonujemy się, że biura są nam niezbędne do zachowania właściwej równowagi pracy. Aby była ona efektywna potrzebujemy spotkań, interakcji, rozmowy, czasem konstruktywnego sporu. Odezwał się w nas homo socius. Potrzeba kontaktu z innymi ludźmi stała się przemożna. Ponadto biurowy harpers bazar stanowi ważny element naszego życia. Po miesiącach pracy w dresach czy piżamach nierzadko z dziećmi na głowie, domownikami za ścianą, brak oddzielenia miejsca pracy od domu zaczął ukazywać swoją ciemną stronę. Home office stał się tyleż zawodowym wyzwoleniem, co przyczyną domowych konfliktów i osobistych frustracji.

Agencja Knight Frank przeprowadziła ankietę wśród 225 firm, posiadających 927 biur w Europie. 60 proc. zapytanych wyraziło potrzebę określenia nowej strategii dla swojego miejsca pracy. Ponad połowa zadeklarowała, że więcej miejsca należy przeznaczyć na planową współpracę oraz przypadkowe interakcje. To właśnie ten obszar – przypominający biurowy zderzacz hadronów - stanowił główną przestrzeń, której podczas samotnej pracy w domach najbardziej brakowało nam podczas długich miesięcy z COVID-19.

- Zmiany zaszły błyskawicznie. Po powrocie do pracy, w wielu przypadkach biura pełnić będą już rolę miejsc spotkań pracujących na co dzień w rozproszonych zespole, a to istotnie zmieni ich funkcjonalność, zapotrzebowanie i sposób organizacji przestrzeni – przewiduje dr Małota.

Biuro bez biurka

Istniejące przestrzenie biurowe błyskawicznie się przepoczwarzają, natomiast nowe projektowane są już według zupełnie innych zasad. Koniec z klasycznymi przestrzeniami open space, a także tradycyjnie przypisanym każdemu pracownikowi biurkiem. Układ biur przyszłości ma być elastyczny i uwzględniać rotacyjny tryb pracy.

- Polacy lubią pracować razem, ale jednocześnie ważna jest dla nich określona sfera prywatności. Wielkie powierzchnie powinny być dzielone na mniejsze sektory, biurka ustawione wyspowo, aby ludzie nie pracowali twarzą w twarz, co sprzyja transmisji wirusów – wyjaśnia dr Małota.

Rygor sanitarny, nowe zasady bezpieczeństwa i dystansu społecznego wymusiły upowszechnienie zasad organizacji przestrzeni obecnymi dotąd wyłącznie w tzw. zielonych biurowcach, projektowanych w myśl m.in. Biophilic Design in the Workplaces.

- Powstają już nowe wizualizacje biur, w których dawniej znalazłoby się 70 biurek. Dziś planowane jest zaledwie 30. Obok powstają collaboration areas, czyli małe sale albo wyspy ze stołami do wspólnej pracy małych grup - mówi Monika Sułdecka-Karaś z agencji Knight Frank. Zaznacza, że za zmianą organizacji przestrzeni nie musi wcale iść zmniejszenie powierzchni najmu.

Te trendy potwierdza architekt Przemo Łukasik z pracowni Medusa Group. – Wszyscy wiemy już, że duże zebranie może odbyć się w aplikacji w smartfonie. Pojawia się za to potrzeba kameralnych sal na spotkania kilku osób. Znaczenia nabiera też ukłute już kiedyś hasło hot desk, a więc miejsce, w którym meldujemy się w danym dniu na określony czas – tłumaczy architekt. Zwiastuje też zmianę funkcji recepcji w biurowcu. – Wielofunkcyjna przestrzeń, bez stałej obsługi, prowokująca do szybkiej rozmowy, ale też umożliwiająca zjedzenie lunchu – kreśli przyszłość Łukasik.

Ponad 50 proc. osób pytanych przez Knight Frank uważa, że wzrośnie znaczenie projektowania, designu i wyposażenia powierzchni biurowej.

Sterylna kuchnia wege

Kluczem do przyszłego sukcesu tej czy innej lokalizacji biurowej jest dziś szeroko pojmowane dobre samopoczucie w biurze. Na czoło wysuwa się bezpieczeństwo epidemiologiczne. Standardem jest już klimatyzacja z filtrami wirusobójczymi, takimi, jakie stosowane są na salach operacyjnych czy po prostu możliwość otwierania okien w celu wentylacji.

- W wielu biurowcach wdrożone są już nowe procedury zachowań, mające zapewnić bezpieczeństwo sanitarne - od praktyki mycia kubków w takiej temperaturze, która unicestwia bakterie i wirusy, aż do zasad korzystania z tych samych dokumentów przez kilka osób – wylicza dr Małota.

Z pomocą dla nowych oczekiwań w zakresie well-being w biurach przychodzi technologia. – Coraz częściej jesteśmy proszeni przez naszych zleceniodawców o projektowanie uwzględniające najnowocześniejsze rozwiązania high-tech – zaznacza Przemo Łukasik. I wymienia: - Skanowanie i rozpoznawanie twarzy, czujniki czy aplikacje umożliwiające poruszanie się po budynku, w tym bezdotykowe wezwanie windy to rozwiązania, które w czasach zarazy są na wagę złota.
- Już kilka lat temu ukuto określenie un-tact przeciwstawne do con-tact, które określa bezdotykowy sposób obsługi urządzeń. Również meble mają być łatwe do dezynfekcji, nie chłonąć bakterii i wirusów – tłumaczy dr Małota.

Rewolucja nadchodzi ze strony pracowników. - Mają swoje oczekiwania wobec miejsca i atmosfery. Oczekują sterylnych przestrzeni gastronomicznych, a nawet kuchni wegańskiej, więcej żywej zieleni filtrującej powietrze i parkingów dla rowerów, które w COVID podczas podróży do biur czy sklepów zaczęły wypierać samochody i transport zbiorowy – wylicza Przemo Łukasik.

Z ankiety przeprowadzonej przez Knight Frank wynika, że 80 proc. pracodawców deklaruje chęć pochylenia się nad zdrowiem i bezpieczeństwem w miejscu pracy.

Osiedlowy coworking?

Architekt Maciej Zuber z pracowni Archas Design wskazuje zupełnie nowy kierunek rozwoju przestrzeni dla pracowników. – Poważną kategorią miejsc pracy mogą stać się osiedlowe przestrzenie coworkingowe. To coś pomiędzy dzielnicowym home office a tradycyjnym biurem, blisko domu, a jednak zlokalizowane w innej, neutralnej przestrzeni – wyjaśnia. I dodaje, że zarówno inwestorzy, jak i architekci projektujący nowe zespoły mieszkalne dostrzegli już ten nowy segment rynku usług, konieczny do uwzględnienia na post-covidowych osiedlach.

Na ten trend zwraca uwagę również dr Małota. – Dostawcy przestrzeni coworkingowych to być może najwięksi wygrani tej sytuacji. Dają namiastkę biur, do których przychodzi się na chwilę, na spotkanie z klientem, ale większość pracy wykonuje się w domu – zauważa.

Z doświadczeniami Macieja Zubera zgadza się również Przemo Łukasik: - Gdy kilka lat temu mówiliśmy o potrzebie tworzenia niewielkich przestrzeni coworkingowych, słyszeliśmy, że to chwilowy trend. Dziś widać już wyraźnie, że ten koncept ma sens – twierdzi Przemo Łukasik.

Pandemia zadziałała jak koło napędowe. Architektura może pomóc przełamać schematy i wpłynąć długoterminowo na strategie firm. Korporacje uczą się elastyczności, nie tworzą już sztywnych reguł dotyczących urządzania wnętrz.

Architekci z Medusa Group prowadzą dziś wiele rozmów o przekształceniu w nowoczesne przestrzenie wnętrz biurowców z lat 90. i powstałych po 2000 r. – Wymagają zasadniczych zmian, nie tylko face-liftingu, to potencjał na duży biznes – mówi Przemo Łukasik. Niewykluczone, że w kilku przypadkach wygra idea coworkingu.

Maciej Zuber, zwiastujący sukces osiedlowych biur, zdradza: - To się dzieje tu i teraz, prowadzimy pierwsze rozmowy i analizy dotyczące przestrzeni coworkingowych z klientami, którzy dotąd w tradycyjny sposób myśleli o biurach. Takie przestrzenie mogą być zlokalizowane na piętrze budynku, którego parter stanowi dziś część usługowa, co przynosi korzyści dla funkcjonowania miasta nie zaburzając jego ekosystemu.

W praktyce oznacza to – jak zaznacza architekt - projektowanie mixed-used areas, czyli wielofunkcyjnych obiektów – nawet niewielkich - w których obok części mieszkalnej, funkcjonują biura, drobne usługi czy instytucje kultury. - Co więcej, realizacja takich projektów możliwa jest nawet w kamienicach w centrach miast – dodaje Zuber.
Osiedlowe lokale coworkingowe wpisują się w powracającą ostatnio coraz częściej koncepcję tzw. piętnastominutowego miasta. Według jej założeń miasto staje się dużo wygodniejsze dla jego mieszkańców przez zapewnienie każdemu podstawowych usług w odległości zaledwie 15 minut od miejsca zamieszkania. Zgodnie z tą prostą zasadą zaprojektowana została krakowska dzielnica Mieszkaj w Mieście – Osiedle Wizjonerów, której gospodarzem jest firma Henniger Investment S.A, a autorem studio Medusa Group.

Badania agencji Knight Frank dowodzą, że ponad 40 proc. ankietowanych rozważa włączenie powierzchni coworkingowych do swojej strategii.

Eksperyment trwa

Przyszłość biur spędza jednak sen z powiek najemców i deweloperów. Wiedzą, że biura się obronią, ale niejasne są reguły dalszej gry. Trwa walka o złagodzenie warunków umów i wprowadzenie do nich tzw. zapisów pandemicznych.

- Zmieniają się potrzeby części najemców w kwestii długości umów najmu. Wiele firm chciałoby mieć możliwość zawieszenia umowy lub zmniejszenia powierzchni najmu po jakimś czasie – mówi Monika Sułdecka-Karaś. Sęk w tym, że nie jest to rozwiązanie korzystne dla dewelopera, który posiłkuje się finansowaniem bankowym, a ono przewiduje długotrwałe działanie.

Ekspertka wskazuje też na drugą zmianę, która może stać się w najbliższym czasie wyraźnym trendem na rynku biurowym. – To elastyczne umowy najmu. Ale tu też może pojawić się problem, ponieważ im bardziej elastyczna umowa, tym jest ona droższa. Trudno więc przewidzieć ostateczne decyzje najemców – zaznacza Sułdecka-Karaś.

Wszyscy gracze rynku, dla których słowo „biuro” wiąże się z miejscem pracy od niemal roku uczestniczą w masowym eksperymencie. Jego skala jest ogromna, a finał - mimo wyraźnych kierunków – wciąż niepewny. Dodajmy, że eksperyment odbywa się na żywy organizmie. - Na pewno jednak sytuację kryzysu warto wykorzystać, by kształtować naszą rzeczywistość w bardziej zrównoważony sposób – pointuje dr Małota.
 

Słownik biurowy

Hot desk – koncepcja modelu zarządzania zakładająca korzystanie ze stanowisk pracy, które nie są przydzielone konkretnym osobom.

Open space – wielkopowierzchniowa przestrzeń biurowa, w tym modelu biurka pracowników poustawiane są w jednej dużej przestrzeni, bez podziału na oddzielne pokoje.

Un-tact – pojęcie używane do określenia nowej strategii obsługi klienta bez konieczności bezpośredniego kontaktu lub bezdotykowa obsługa urządzeń, z wykorzystaniem zaawansowanych technologii